“電子帳簿保存法の本質：４条１項と２項を理解するためのガイド”

まだまだ理解が追い付いてないため、自分の勉強もかねて電子帳簿保存法を紐解いていきます。

まずは正直な感想を述べます・・・

「なんで帳簿の保存方法まで国に決められなきゃあかんのだ！！？？」

町の弱小税理士の意見としてはこんな感じ。

ただお国は待ってくれない。今更ながら勉強をしなくては…。💦

電子帳簿保存法４条１項、２項

電子帳簿保存法は３本柱だそうですが、本日は１つめについて。

こんなことが条文に書いてあります。

(1)　国税関係帳簿書類の保存義務者（以下「保存義務者」といいます。）は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の備付け及び保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法4）。

(2)　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法4）。

電子帳簿保存法の概要｜国税庁 (nta.go.jp)

次の書類について言及されています。

（１）帳簿…総勘定元帳、仕訳帳、固定資産台帳など

（２）書類…決算書、自己が作成した領収書・請求書・見積書など

自己が（最初の記録段階から）一貫して電子計算機を使用して作成

【要約】　帳簿・書類を自分で最初からPCで作成してね

関与が年１回のクライアントは梯子を外される形になるのかな？

あとクライアントの領収書を会計事務所で保管してはいけないとも読み取れる気がします。

問20 国税関係帳簿の電子計算機処理に当たり、記帳代行業者等に委託している場合でも認
められますか。また、記帳代行業者等への委託に際して、課税期間中に記帳せず、当該
期間終了後にまとめて記帳することを委託し、そこで作成された電磁的記録を保存する
ことや、保存場所を記帳代行業者の所在地にすることは認められますか。
【回答】
会計事務所や記帳代行業者に委託することは認められますが、国税関係帳簿の作成に当た
っては、書面であるか電磁的記録であるかにかかわらず、課税期間中に記帳せず当該期間終
了後にまとめて記帳することを委託する方法は、認められません。また、保存場所について
も、各税法で定められているため、記帳代行業者の所在地にすることは認められません。
【解説】
法第４条及び第５条では、「自己が……電子計算機を使用して作成する場合には」と規定
されていますが、この場合の「自己が」の意義については、「保存義務者が主体となってそ
の責任において」という趣旨であり、電子計算機処理が必ずしも保存義務者自身によって行
われる必要はなく、会計事務所や記帳代行業者に委託している場合も、これに含まれること
になります（取扱通達４－３）。
なお、国税関係帳簿は、原則として課税期間の開始の日にこれを備え付け、取引内容をこ
れに順次記録し、その上で保存を開始するものですから、備付期間中は、書面で作成する場
合は当該書面をその保存場所に備え付け、また、電磁的記録で作成する場合は当該電磁的記
録をその保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるよ
うにしておく必要があります。
このことは、国税関係帳簿に係る電磁的記録の作成を他の者に委託している場合でも同じ
であり、保存義務者は、定期的にその電磁的記録の還元を受けることにより、備付期間にお
いても、保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるよ
うにしておかなければならないこととなります。この場合の「定期的」とは、通常の入出力
(業務処理)サイクルのことであり、一課税期間分を一括して処理するような場合は、そもそ
も備付期間においてディスプレイ等に出力することができないことから、これに該当しませ
ん。
したがって、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方
法は認められないことになります。
また、保存場所については、所得税法等の各税法で定められているものであり、記帳代行
業者の所在地を保存場所にすることは認められません。
このため、記帳代行業者等に委託する場合であっても、保存義務者の事業所等の所在地等、
所得税法等の各税法で定められている保存場所に、国税関係帳簿に係る電磁的記録を出力す
ることができる電子計算機やディスプレイ等を備え付けておく必要があります。

00023006-044_03-1.pdf (nta.go.jp)

一定の要件

一定の要件は下記の通り。

調査官の求めに応じて速やかに出力している状態にしといてね。ってことになりそうです。

優良な電子帳簿の要件｜国税庁 (nta.go.jp)

電磁的記録の保存

電磁的記録ってなんや！！

国税は素晴らしい、全て書いてあります。租税法律主義に則ってますね。

特段決まりがないようなので、PCで出力できる環境であれば何に保存してもいいのかな？

【解説】

　電子計算機を使用して国税関係帳簿を作成する過程においては、そのシステムによって、最初の入力データとしての電磁的記録や電子計算機処理の各段階ごとにその電磁的記録が加工されて作成される各電磁的記録など、多種、多様の電磁的記録が作成されていると考えられる。
 ところで、この法律の適用に当たり、これら電子計算機処理の各段階ごとに作成される各電磁的記録のうち、いずれの電磁的記録を保存等の対象とすべきかについては、これを示す具体的な規定は存しないものの、この法律が、従前の書面による国税関係帳簿の保存等に代えて電磁的記録による保存等を認めようとするものであることからすれば、規則第３条第１項各号の要件に従って保存等が行われているもので、国税関係帳簿を書面等に出力することができるものであれば必要十分ということができる。したがって、そのような電磁的記録である限り、電子計算機処理において複数の電磁的記録が作成される場合に、そのいずれの電磁的記録を保存等の対象とするかは保存義務者が任意に選択することができることとなるので、その旨を明らかにしたものである。
 また、電磁的記録に係る記録、保存の具体的な媒体としては、一般に、ハードディスク（ＨＤ）、コンパクトディスク（ＣＤ）、ＵＳＢメモリ、フロッピーディスク（ＦＤ）、光磁気ディスク（ＭＯ）、磁気テープ（ＭＴ）等があるが、この法律の適用に当たっては、これが可動媒体に限定されるのではないか（ハードディスクでの保存は認められないのではないか）、ＣＤ－Ｒのように記録されたデータの書換えができない媒体に限定されるのではないかといった受け止め方をする向きもある。しかしながら、この電磁的記録の媒体についても、この法律上これを限定するような具体的な規定は存せず、保存義務者の任意の選択に委ねているものと解されるので、その旨を併せて明らかにした。
 なお、いずれの媒体によることとしても、保存義務者は、その媒体の管理手続等を事務処理規定等において明確にするとともに、管理責任者を定める等により、適切に管理・保管しなければならないことはいうまでもない。
 以上の考え方については、国税関係書類及び電子取引の取引情報に係る電磁的記録についても同様である。

法第4条((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))関係｜国税庁 (nta.go.jp)

まとめ

意訳をするとこんな感じでしょうか？

法人又は個人事業主は、総勘定元帳や決算書を自分または委託事業者にてPCで作成した場合でかつすぐに出力できる状態であれば、紙で保存しなくてもいいよ。

こんな風に私は読み取りましたがいかがでしょうか。

この条文は「～～できる」規定なので、主体の判断に任せるといったことになりそうですね。

税理士業務に落とし込むとこの方法を利用する場合には

①　会計ソフトを利用していれば従来通りの対応可能
②　年１決算の会社への今後の対応を要検討
③　記帳代行を行っている場合、見積書・請求書の書類はすぐに返却する

めんどくさいから従来通り紙でやりとりといったことになりそうだけど、そこに優良な電子帳簿という飴があるのかな？

次回は優良な電子帳簿について調べてみよう。